تعریف سیستم:

سیستم مجموعه­ای هدفدار از عناصر وروابط بین آنها است که شامل موارد زیر می باشد:

  • ورودی( ماده ، انرژی ، انسان، اطلاعات، منابع مالی) برای یک سازمان تولیدی ،   کارگاه بسته بندی گوشت
  • فرایند (خانه پردازش)( تبدیل ورودی به خروجی).
  • خروجی(مانند ورودی ها ممکن است ماده، انرژی، محصولات و خدمات باشد مانند گزارشها و کاربرگهای کامپیوتری که خروجی یک سیستم اطلاعاتی، برق تولید شده خروجی یک نیروگاه برق، افراد آموزش دیده خروجی یک سیستم آموزشی است. و
  • بازخور(روابط کنترلی)مکانیزمی است که با تاثیر بر روی سه جزء دیگر منجر به رفع نقص وبهبود خروجی می شود.

ابزار ایجاد تعادل در سیستم است

رسیدن به اهداف سیستم را کنترل می کند

نمایش هندسی سیستم

 

فرایند
ورودی
بازخور
خروجی

 

 

 

 

 

مثال:

یک سیستم تولیدی (تولید شیشه)

کارخانه تولید شیشه

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ویژگی های سیستم

مرز سیستم

  • هر سیستم دارای مرز می باشد که آن را با نقطه چین نمایش می دهند
  • محیط: عناصری که در خارج از سیستم قرار دارند و بر عملکرد سیستم تاثیر مهمی می گذاد ولی سیستم کنترل کامل و مستقیمی بر آن عناصر ندارند . در مثال بالا مانند دولت

وابستگی بین سیستم ها

– ورودی هر سیستم می تواند خروجی سیستم دیگر باشد و خروجی هر سیستم، ورودی سیستمی دیگر. مثلا در مثال بالا یکی از ورودی های کارخانه شیشه سازی مواد اولیه شامل سنگ آهک است که خروجی سیستمی دیگر به نام سیستم استخراج سنگ آهک است

همچنین شیشه به عنوان خروجی سیستم تولید شیشه ، می تواند ورودی سیستم های دیگر باشد

 

زیر سیستم و سوپر سیستم

دریک اتومبیل یک سیستم کلی وجود داردبنام اتومبیل وچندین سیستم فرعی وشاید درون آن سیستم های فرعی،  سیستم های فرعی تری وجودداشته باشند مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر  است که درون آن هم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد. وقتی که یک سیستمی، جزء سیستم بزرگتر می باشد، سیستم بزرگتر سوپرسیستم یا فوق سیستم نامیده می شود. برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است، امادرعین حال قسمتی ازیک سیستم بزرگتر بنام سیستم دولتی یک استان یا ایالت می باشد که آن هم خود یک زیرسیستم دولت ملی می باشد.) .

 

تفکر سیستمی

امروزه بسیاری از مسائل و مشکلات جوامع بشری و سیستمهای اقتصادی و اجتماعی ناشی از جزنگری می باشد. بر طبق تعریف سیستم عبارتست از مجموعه ای از عناصر (elements) که بر روی یکدیگر تعامل دارند. مشکل از جایی شروع می شود که ما سیستم را به عوامل اول تجزیه می کنیم و با تمرکز بر جزئیات در پی حل مشکل سیستم برمی آئیم. غافل از این نکته، که سیستم تجزیه شده فقط مجموعه ای از عناصر تفکیک شده است و خاصیت سیستم اولیه را که همان تعامل اجزا می باشد، دارا نیست. اینجاست که لزوم نگاه کل گرایانه به سیستم مشخص می شود.

شروع تفکر سیستمی از سال ۱۹۶۰ است

  • تفکر سیستمی به تغییر نگرش مبتنی بر تفکیک علوم به حوزه های تخصصی و ریز (تفکر تحلیلی تجزیه مدار) به نگرش مبتنی بر ترکیب یافته های رشته های گوناگون علمی تا کید دارد .
  • این تفکر با مجموعه ای از اجزا سر و کاردرد و نه با خود اجزا .

کلی نگری از ویژگی های اصلی تفکر سیستمی است یعنی هر پدیده همانند یک موجود زنده دارای نظم، دارای روابط باز محیط، خود تنظیم و هدفمند است و به جای تمرکز بر اجزای پدیده به کلیت آنها تا کید دارد .

  • تفکر سیستمی روش قابل اعتمادتری برای شناخت پدیده های پیچیده
  • متفکران تفکر سیستمی بیان می کنند مطالعه فراگرد های به هم پیوسته اجزا ی یک سیستم مفید تر از تحلیل ریز آنها ست
  • این دو رویکرد در مقابل هم نیستند بلکه کامل کننده هم هستند
  • از اهداف رویکرد سیستمی ایجاد وحدت میان علوم، به حداقل رساندن دو باره کاری ها، انتقال یافته های یک حوزه علمی به حوزه های دیگر

رشته هایی مانند هوش مصنوعی از تفکر سیستمی ناشی شده و در واقع ترکیبی از علوم کامپیوتر، فلسفه ، ریاضیات، زیست شناسی،   زبان شناسی و … است.

 

سیستم های باز و بسته

سیستم بسته: در سیستم های بسته هیچ گونه تعامل و تبادلی بین سیستم و محیط خارج آن وجود ندارد به عبات دیگر درهای یک سیستم بسته کاملا بر روی دنیای خارج از ان بسته است و میزان تعامل مادی و غیر مادی آن با محیط خارج صفر است .

سیستم باز : سیستمی است که با محیط خود در ارتباط است .

سیستم هایی که به طوردائم با محیط اطراف خود در تعامل بوده و خود را با شرایط محیطی سازگار می نمایند سیستم های باز دائما با محیط خود تبادل انرژی، ماده و اطلاعات می کنند.

 

خصوصیات سیستم های باز

یکی از خصوصیات سیستم های باز آنتروپی منفی است. آنتروپی بیانگر تمایل سیستم ها به کهولت و بی نظمی است . سیستم های بسته، به مرور زمان از هم گسیخته می شوند زیرا انرژی یا داده جدیدی دریافت نمی کنند ولی سیستم های باز آنتروپی منفی دارند و می توانند خود را ترمیم کنند و با حفظ ساختار خود زنده بمانند.

تعریف آنتروپی :در درون سیستمها عواملی بوجود می آیند که سیستمها را از جهت اصلی آن منحرف می سازند و به سمت عدم تعادل سوق می دهند. این عوامل را آنتروپی می خوانند

 

انواع آنتروپی

در هر سیستم عواملی وجود دارند که بر خلاف جهت نظم سیستم عمل می کنند و مختل کننده انتظام سیستم هستند این عوامل را آنتروپی می نامند

۱- آنتروپی مثبت : عملکردش در خلاف جهت نظم سیستم است

۲- آنتروپی منفی : عملکرش خلاف جهت آنتروپی مثبت است و برای ایجاد تغییرات تعدیلاتی در جهت اصلاح انحرافات به منظور بقاء سیستم در محیط عمل می­کند

 

سیستم اطلاعاتی

سیستمی است که برای فراهم آوردن اطلاعات دقیق در زمان مناسب و با کمترین هزینه طراحی می شود که اگر در این سیستم از کامپیوتر استفاده شود به آن سیستم اطلاعاتی مبتی بر کامپیوتر می­گویند.

 

سیر تکامل سیستمهای اطلاعاتی (بر اساس کامپیوتر)

هر سازمان دارای سه سطح عملیاتی ، میانی، و ارشد است.

هر سطح دارای نیازهای اطلاعاتی متفاوت است در نتیجه ، هر سطح سیستم اطلاعاتی متفاوتی نیازمند است.

هرچه به سطح بالاتر سازمان می­رویم با مسائل ساختار نیافته تر روبرو می شویم و در نتیجه سیستم های اطلاعاتی از پیچیدگی و هوشمندی بیشتری برخوردار می شوند .

 

مسایل ساختار یافته ، ساختار نیافته و نیمه ساختار یافته

 

مسائل ساختاریافته

مسایلی معمولی و تکراری اند که برای آنها راه حلهای استاندارد وجود دارد .

این مسایل قابل برنامه ریزی هستند. مانند برنامه ریزی هفتگی کارکنان ، تعیین نقدینگی بصورت ماهیانه ، تعیین میزان موجودی یک قلم خاص حسابهای دریافتی ثبت سفارش

مسائل ساختار نیافته

مسایلی پیچیده و گیج کننده اند که راه حل روشنی ندارند. بدیع و غیر تکراری اند در مسایل ساخت نیافته اغلب بصیرت و قضاوت افراد مبنای تصمیم گیری قرار می­گیرد. مثل استخدام مدیر عامل ، انجام تحقیقات پیچیده ، تصمیم خرید سیستم جدید (برنامه ریزی منابع سازمان)

مسایل نیمه ساخت یافته 

مابین مسائل ساختاریافته و ساخت نیافته قرار دارند.حل این مسایل مستلزم استفاده توام از روشهای استاندارد و قضاوتهای شخصی است.مثل تنظیم بودجه بازاریابی برای محصولات مصرفی

 

 

میانی
ارشد

 

 

 

 

عملیاتی

 

 

سیستم اطلاعاتی دوره وظیفه
TPS (Transaction Processing Systems) ۱۹۵۰

 

سیستم­های پردازش تراکنش معمولاً در سازمان­ها برای انجام کارهای ساده و تکراری مورد استفاده قرار می گیرد

ساده هستندو جنبه عمومی دارند

با اختلاف کمی در اکثر سازمانها بکار گرفته میشوند

حجم بالایی از داده و اطلاعات عملیاتهای عادی سازمان که بصورت روزانه انجام می­گیرند ذخیره و پردازش می کنند.

مثال: سیستم ساده حسابداری ، انبار داری و یا سیسان حقوق و دستمزد ، سیستم مکانیزه حساب پس انداز

سیستم فروش

دستگاههای خودپرداز بانک که کار عملیات بانکی را انجام میدهند.

نقش: محاسبات ساده ولی با حجم بالای داده

افزایش کارایی کاهش هزینه     افزایش دقت و سرعت

 

MIS (Management Information Systems)

 

۱۹۶۰ تصمیم گیری در مسائل ساختار یافته

اطلاعات را با هدف حل مشکلات مدیریت و به منظور حمایت از برنامه ریزی ، کنترل وعملکرد سازمان است از طربق ارائه گزارشهای خاص آماده می­کند

این سیستم­ها وظیفه­ی پشتیبانی از مدیریت میانی و بعضاً مدیریت عملیاتی را بوسیله­ی اطلاعاتی که به آن می­دهند، انجام می­دهند تا مدیر وظایفش را بهتر انجام دهد.

به صورت مشخص به عملیات داخلی سازمان توجه دارد و به بیرون سازمان ارتباطی ندارد و عملیات وسیع سازمان را خلاصه می­کند.

سیستمهای تصمیم یارDSS (Decision Support Systems)

 

۱۹۷۰ تصمیم گیری در مسائل نیم ساختار یافته

این سیستمها، منابع انسانی(اگاهیهای فردی)را با قابلیتهای کامپیوتری ترکیب میکنند تا باعث ارتقاء کیفی تصمیم گیریها مخصوصا در مورد مسائل نیمه ساخت یافته شوند.

این سیستم­ها جهت اجرای مدل­های پیچیده­ی آماری و ریاضی، تحلیل داده­ها و پشتیبانی از تصمیم مورد استفاده قرار می­گیرند.

سیستم های تصمیم یار، سیستم های کامپیوتریی هستند که به فرایند تصمیم گیری کمک می کنند.

 

سیستمهای خبره ES (Expert Systems) ۱۹۸۰ تصمیم گیری در زمینه مسائل ساختار نیافته، حیطه های تخصصی محدود

در این نوع از سیستم، خبرگی وتخصص از فرد متخصص به کامپیوتر منتقل واین دانش در کامپیوتر ذخیره می شود وهنگام نیاز کاربر از ان استفاده می کند

ES میتواند مانند یک متخصص به خوبی استنباط کند وبه نتیجه مناسبی برسد. سیستمهای خبره بر خلاف سیستمهای تصمیم یار خود برخی از تصمیمات را میگیرند

(مثال: کنترل سیستم برق یک کارخانه)

سیستمهای اطلاعاتی مدیران عالی

EIS (Executive Information Systems)

 

۱۹۸۰ تصمیم گیری در زمینه مسائل ساختار نیافته، برنامه ریزی راهبردی

اطلاعات از نواحی مختلف عملیاتی جمع آوری میشود

سیستم EIS به مدیر ارشد سازمان کمک می­کند تا یک تصویر کلی از سازمان را در اختیار داشته باشد.

توجه مدیر ارشد بیشتر به خارج سازمان می­باشد، از این رو باید بتواند فرصتها و تهدیدها را شناسایی کند. سیستم­های EIS بمنظور کمک به دستیابی مدیران به عوامل کلیدی موفقیت طراحی شده و با معرفی موقعیت­ها و فرصت­ها، امکان تحلیل آن را فراهم می­سازند.

این سیستمها برای ایجاد دیدگاهی سازمانی از عملیات سازمان و دسترسی سریع به اطلاعات دقیق ، متمایز، فشرده ودنبال کردن داده ها واطلاعات حساس و تعیین فرصتها و تهدیدات ایجاد شده اند.

 

سیستمهای تصمیم یار (Decision Support Systems) (DSS)

 

این سیستمها، منابع انسانی(اگاهیها و قضاوتهای فردی)را با قابلیتهای کامپیوتری ترکیب میکنند تا باعث ارتقاء کیفی تصمیم گیریها مخصوصا در مورد مسائل نیمه ساختار یافته شوند.

 

انواع DSS از لحاظ پشتیبانی

  • DSS های پشتیبانی کننده از فرد
  • DSS های پشتیبانی کننده از گروه(GDSS)

 

سیستم های تصمیم یار، سیستم های کامپیوتری

  • برای تصمیم گیرنده های مسائل مدیریتی در سطوح مختلف مدیریتی
  • از داده ها و مدلها برای حل مسائل نیمه و غیرساختاریافته استفاده می­کنند
  • انعطاف پذیر و سازگار (قابل تغییر)
  • مکمل منابع دانش و تواناییهای پردازش دانش کاربر هستند و کاربران را تقویت می کند
  • حمایت از تمام مراحل فرایند تصمیم­گیری
  • تمرکز DSS بر بر کاهش هزینه‌ها و یا افزایش کارایی نمی‌باشد بلکه به دنبال افزایش اثربخشی و کمک به اخذ تصمیمات اثر بخش می‌باشد.
  • DSS برای توسعه توانمندی‌های تصمیم‌گیر طراحی شده است و نه جایگزین شدن به جای وی.

دلایل نیاز به سیستم های مکانیزه حمایت از تصمیم :

  • محدودیتهای فکری بشر در پردازش وذخیره سازی: چون توانایی ذهن بشر در پردازش، ذخیره ودسترسی به اطلاعات محدود است با استفاده از این سیستمها می توانیم این محدودیت را برطرف کنیم
  • محدودیتهای دانش فرد: اگر برای حل یک مساله نیاز به اطلاعات ودانشهای متنوعی باشد توانا ئی یک فرد در حل ان مسئله محدود است
  • کاهش هزینه و زمان: حمایت کامپیوتری باعث کاهش تعداد افراد گروه می شود وامکان برقرار ی ارتباط از مناطق مختلف را برای اعضای گروه فراهم می سازد. کامپیوترها می توانند به سرعت وبه شکل مقرون به صرفه ای داده های لازم را جستجو وذخیره کنند یا انتقال دهند.
  • حمایت از کیفیت: ( وجود اطلاعات کامل و پایگاه مدل و مدیریت دانش منجر به بهبود تصمیم گیری می شود)سیستمهای کامپیوتری با اجرای سریع شبیه سازیهای پیچیده به مدیران کمک میکنند تا امکانها و راهکارهای گوناگون را بررسی وتاثیرات مختلف را به سرعت ومقرون به صرفه ارز یابی کنند واز این طریق کیفیت تصمیمها را بالا ببرند.

 

اجزاء سیستم DSS

  • زیر سیستم مدیریت داده (Data Management)
  • زیر سیستم مدیریت مدل (Model Management)
  • زیر سیستم مدیریت دانش(Knowledge management)
  • رابط کاربر (User Interface)
  • کاربر

 

 

 

>زیر سیستم مدیریت داده

  • پایگاه داده (DB)

پایگاه داده DSS شامل داده‌های داخل ( از جمله TPS) ، داده‌های خارجی (سازمانهای دولتی، شرکتهای تحقیقات بازار ، اینترنت)

 

  • سیستم مدیریت پایگاه داده (DBMS)
  • پایگاه داده توسط سیستم مدیریت پایگاه داده مدیریت می شود.
  • وظایف : ذخیره ، بازیابی و کنترل اطلاعات
  • کسب و استخراج داده برای پایگاه داده DSS
  • Update کردن ( اضافه ، پاک کردن، ویرایش ، تغییرات) رکوردها و فایلهای داده ها
  • ایجاد ارتباط بین داده ها از منابع مختلف
  • ایجاد امنیت داده ( جلوگیری از دسترسی غیر مجاز) و ….

 

  • راهنمای داده (Data Directory)
  • کاتالوگ همه داده­ها شامل تعریف داده­ها

 

  • امکانات پرسش (Query Facility)
  • امکان دسترسی به اطلاعات را ایجاد می­کند
  • SQL

مخفف Structured Query Language می­باشد. زبانی ساختاریافته برای پرس و جو از بانک اطلاعاتی می­باشد. با استفاده از SQL می­توانید داده هایی را که در بانک اطلاعاتی خود دارید به نحوی که میخواهید بازیابی کنید و مورد تحقیق و اگر خواستید تغییر دهید.
 

> زیر سیستم مدیریت مدل

  • پایگاه مدل

شامل همه مدلهای آماری ، مالی ، مدیریتی و بازاریابی و مهندسی …. که توانایی های تحلیل را در DSS ایجاد می کند.

طبقه بندی مدلها

  • مدلهای برنامه ریزی خطی ( بهینه سازی )
  • مدیریتی

–   مدلهای استراتژیک ( غیر روتین)، برای حمایت از مدیران ارشد SWOT،

–   مدلهای تاکتیکی برای حمایت از مدیران میانی در تخصیص منابع

– مدلهای عملیاتی (روتین – روز به روز) برای حمایت از مدیران عملیاتی و فعالیتهای روزانه ( کنترل کیفیت)

  • رفتاری ( روابط رفتاری بین متغیر ها را نشان می دهد   سری های زمانی رگرسیون )

برخی از مدلهای مورد استفاده در DSS

مسئله                         مدل مورد استفاده

تخصیص­منابع                 برنامه ریزی خطی و غیر خطی

کنترل­موجودی               مدلهای مدیریت موجودی

مدیریت­خطتولید           مدلهای شبیه سازی

مدیریت توزیع کالا  مدلهای حمل و نقل

 

 

  • سیستم مدیریت پایگاه مدل

نرم افزاری برای :

ایجاد مدل ، ایجاد روند ها و گزارشهای جدید، update کردن مدلها و تغییر مدلها و …

 

  • راهنمای مدل (Model directory)

کاتالوگی از همه مدلها در پایگاه مدل شامل تعاریف .

 

>زیر سیستم مدیریت دانش:

بسیاری از مسائل نیمه ساختار یافته و ساختار نیافته بسیار پیچیده هستند و برای حل آنها نیاز به دانش تخصصی است.

سیستم های تصمیم یار پیشرفته دارای سیستم مدیریت دانش هستند که منجر به هوشمندی سیستم تصیم یار می­شود.

مدیریت دانش

مدیریت دانش، شامل همه روش هایی است که سازمان، دارایی­های دانش خود را اداره می­کند که شامل چگونگی جمع­آوری، ذخیره­سازی، انتقال، بکار گیری، به روز سازی و ایجاد دانش است (Wickramasinghe & Rubitz, 2007).

به طور کلی، سازمان­ها دو نوع دانش دارند که به عنوان دانش صریح و ضمنی شناخته می‌شوند. نوناکا و تاکواچی معتقدند که امتیاز غالباً نادیده گرفته­شده­ شرکت­ها مواردی هستند چون بینش ها، شهودها، گمان ها، احساس های ناخودآگاه، ارزش­ها، تصورها، استعاره‌ها و مقایسه‌ها. بهره‌برداری از این امتیاز ناملموس می‌تواند ارزش فراوانی به عملیات روزانه‌ی یک شرکت ببخشد.

دانش ضمنی معمولاً در قلمرو دانش شخصی و تجربی قرار می‌گیرد، و ماهیت ذهنی و حسی دارد در حالی که دانش صریح بیشتر به دانشی اطلاق می‌شود که جنبه‌ی عینی‌تر، عقلانی‌تر و قوی‌تری دارد. دانش صریح به طور معمول هم به خوبی قابل ثبت است و هم قابل دسترسی است. پولانی در تمایز میان دو دانش می‌گوید: « می توانیم بیش از آنکه به زبان می‌آوریم، بدانیم». او در اصل چنین می‌گوید که بیان کردن دانش ضمنی با واژه‌ها دشوار است. فناوری اطلاعات، به طور سنتی روی استفاده از دانش صریح متمرکز شده است. با این حال، سازمان ها اکنون دریافته‌اند که برای انجام مؤثر کارهای‌شان، نیازمند یکپارچه کردن هر دو نوع دانش هستند.

دانش آشکار به راحتی قابل پردازش کامپیوتری، انتقال الکترونیکی و ذخیره­سازی در پایگاه های اطلاعاتی است؛ ولی ماهیت ذهنی و حسی دانش ضمنی، پردازش و انتقال دانش کسب شده را از طرق منطقی و ساختارمند بسیار مشکل می سازد. برای اینکه دانش ضمنی در سازمان انتقال و گسترش یابد، باید آن دانش به کلمات یا اعدادی تبدیل شوند که برای هر کس قابل درک و فهم است.